Standaard en maatwerk
Afsprakensoftware verbetert uw bereikbaarheid
Agenda’s beschikbaar 24/7
Koppeling met Microsoft Outlook
Handige zoek- en filteropties
Herinneringen via e-mail, sms en Whatsapp
Afsprakenportaal WCAG-proof
Meerdere locaties in één beheerschil
Werken met afsprakensoftware
Wanneer uw organisatie dagelijks wordt bezocht is het verstandig om professionele afspraken software te gebruiken. Een applicatie zoals Outlook is weliswaar geschikt voor het registreren van afspraken, maar niet bruikbaar als het initiatief van afspraken maken bij uw bezoekers ligt. Een overzichtelijke planning levert zowel uw organisatie als uw bezoekers aantoonbaar veel voordeel op.
Online Afspraken
Van uw organisatie wordt verwacht dat zij goed bereikbaar is. Onze agendasoftware is 24 uur per dag beschikbaar voor het maken van afspraken. U heeft de keuze om de applicatie te integreren in uw website of gescheiden te houden. In dat geval is de afsprakenmodule te doorlopen via een uniek portaal. In beide gevallen kunnen uw klanten volledig autonoom een afspraak boeken.
De klantreis
Een bezoek begint vaak met het maken een afspraak, maar eenmaal op locatie moet de klant zich ook melden. Koppel dan bijvoorbeeld onze afspraken software aan ons klantgeleidingssysteem. Zo krijgt u nog meer informatie over de klantreis. Meer informatie vindt u op de productpagina over klantverwijzing.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Gebruik onderstaande knop en laat uw contactgegevens achter, dan nemen wij contact met u op.
De voordelen van afsprakensoftware
Onze afsprakensoftware is een zakelijke boekingssoftware voor dienstverlenende organisaties en wordt doorgaans in branches gebruikt waarbij het initiatief van afspraken maken bij de klant van onze klant ligt.
Omdat de agenda wordt gevuld door klanten die zelfstandig afspraken maken kan aanzienlijk op personeelskosten worden bespaard. En komt een klant er ondanks het intuïtieve stappenplan toch niet uit, dan kan een medewerker altijd nog een afspraak aanmaken.
In onze afsprakensoftware kunt u gebruik maken van meerdere agenda’s die allemaal gerangschikt staan in een totaaloverzicht.
U kunt op meerdere locaties uw diensten aanbieden. Alle gegevens, zoals producten en agenda’s staan in één beheerschil.
Bij onze afsprakensoftware leveren wij een reserveringsportaal (WCAG-proof). Integratie via webformulieren op uw website is ook mogelijk.
IN GEBRUIK BIJ O.A.
Verbeter de klantreis
Koppel onze afsprakensoftware aan ons klantgeleidingssysteem. Dit biedt zowel uw organisatie als uw klant voordelen. U krijgt aan de hand van de gegevens die software verzamelt meer inzicht in de klantreis. Bijzonder handig om uw dienstverlening te optimaliseren. Uw klant krijgt meer duidelijkheid over wachttijden. Dit zorgt voor meer begrip en vermindert stress.
Afspraak maken
Uw klant maakt online een afspraak via uw website voor een product naar keuze op de dagen en tijdstippen die u zelf heeft ingesteld. Hij ontvangt een aanmeldcode via e-mail of sms.
Voorbereiden
In uw agenda ziet u precies wie er komt en waarvoor. U heeft voldoende tijd om personeel te plannen en alle voorbereidingen te treffen. Uw klant meldt zichzelf aan bij de kiosk.
Proces evalueren
U roept de klant op via het klantgeleidingssysteem. Nadat u hem heeft geholpen is alle informatie over de klantreis, inclusief alle data direct voor u beschikbaar.
Bekijk onze video
In ongeveer 3 minuten tijd leggen we het principe uit van hoe onze afspraaksoftware werkt in combinatie met klantgeleiding.
Neem gerust contact op voor een geheel vrijblijvende demo. We onderzoeken graag samen met u hoe deze producten in uw dagelijkse processen passen.
Een bak aan ervaring
Ons team van specialisten ontwikkelt, implementeert en onderhoudt al meer dan 25 jaar software voor het maken van afspraken. We configureren onze software voor elke klant op maat.
Afsprakensoftware om processen te verbeteren
Wij zijn gespecialiseerd in systeemintegraties en koppelen regelmatig onze software met een andere leverancier. Het is dan ook mogelijk om andere toepassingen aan het afsprakensysteem te koppelen, zodat het proces van afspraken maken meer aansluit bij hoe u service wil verlenen. En in elke branche bestaan andere wensen. Lees er meer over op onze branche pagina’s.
Lokale overheden
Handig afsprakenportaal of integratie volgens WCAG richtlijken
Financiële Sector
Geavanceerde afspraakopties voor gecombineerde producten.
Alle functionaliteit die u nodig heeft
Outlook koppeling
Onze afsprakensoftware kan gekoppeld worden met Outlook, waarna afspraken synchroniseren.
Multi-portal
Mogelijkheid om meerdere unieke afsprakenportalen te gebruiken met onze afsprakensoftware.
Web-based
De afsprakensoftware is webbased en responsive. Geen installatie nodig op computers. Alleen thin clients.
Klantgeleidingssysteem
Verbeter de klantreis. Onze afsprakensoftware kan gekoppeld worden aan ons klantgeleidingssysteem.
Maatwerk
Wij onderzoeken samen met u hoe we de werking van de software beter kunnen laten aansluiten bij uw processen.
Gecertificeerd
HTA Software is gecertificeerd volgens ISO27001. De processen in onze software voldoen aan de regels van de AVG en GDPR.
Messaging
Minder no-shows. Volledig geautomatiseerde herinneringen versturen via e-mail, sms en Whatsapp.
Gefaseerde afspraak
Geavanceerde functionaliteit om een afspraak met twee afspraakmomenten in één keer te boeken.
Voicebot
Vereenvoudig afspraken maken door onze afsprakensoftware te koppelen aan een voicebot.
meer contactmomenten
Dankzij 24/7 bereikbaarheid hebben uw bezoekers inzicht wanneer zij bij u terecht kunnen.
meer tijdbesparing
Omdat uw bezoekers zelf uw agenda vullen bent veel minder tijd kwijt met afsprakenmanagement.
minder no-shows
Door automatische herinneringen via e-mail en sms ontstaat er een veel grotere commitment.
Controle over elke afspraak
Onze agendasoftware is veel meer dan een tool om te plannen. U kunt uw dienstverlening ermee verbeteren. Via de BI-tool kunt u de kwaliteit van uw service analyseren. Maak gebruik van de handige rapportfuncties!
Meer weten over business intelligence?
Inzicht via het dashboard
Automatische herinneringen
Centrale gegevensopslag
Meerdere afspraaklocaties
Zuivere afspraaktijd
Voorlooptijden
Minimale voorlooptijd
Controle dubbele afspraken
Intelligente archieffunctie
Gefaseerde afspraak
Bepaal uw eigen agenda
Drukte spreiden
U wilt graag het servicelevel hoog houden en werknemers niet te zwaar te belasten. Dan is het handig wanneer bezoekers worden verspreid over verschillende afspraaklocaties. Dat regelt u heel eenvoudig in onze afsprakensoftware. U bepaalt zelf het aanbod per locatie. Tijdens het maken van de afspraak worden alle opties per locatie getoond.
Op locatie of (video)bellen
Wanneer u gebruik maakt van de Office 365 kunt u afspraken synchroniseren met uw Outlook-agenda. Direct na het aanmaken van de afspraak wordt ook een Microsoft Teams vergadering aangemaakt. Uw klant ontvangt via de afspraakbevestiging de link. Is een fysiek bezoek niet strikt noodzakelijk of is uw klant verhinderd dan kunt u nog gebruik maken van videobellen.
Klantstromen scheiden
Als u verschillende klantstromen hebt, dan kunt u in ons afsprakensysteem gebruik maken van meerdere afspraakportalen. En in elk separaat portaal kunt ook andere producten aanbieden. Zo heeft u meer vrijheid heeft om bepaalde processen te stroomlijnen. Alle afspraken komen in dezelfde agenda’s terecht.
Ook toe aan software die u helpt efficiënter te werken?
Plan dan een vrijblijvend advies gesprek in. Gebruik hiervoor het contactformulier dat u met de knop hieronder opent. Niet snel genoeg? Bel ons gerust op 030 – 227 3333 en spreek direct met een van onze verkoopadviseurs.
Hoe gaan we u helpen?
Onze software wordt vaak gebruikt door organisaties die wat meer eisen stellen aan een proces.
Prijs
Licentie
In de licentie ligt vast wat u aan functionaliteit kunt gebruiken.
Aantal locaties
Aantal agenda’s
Aanvullende modules
Updates
SLA & Helpdesk
Met een onderhoudscontract wordt u ontzorgd.
Altijd up-to-date
Deskundige helpdesk
Wij hosten de software
Setup
Aan de slag
Samen met u configureren we de software.
Configuratie doorspreken
Processen inrichten
Medewerkers trainen
Features
We ontwikkelen voortdurend nieuwe functionaliteit. Niet alleen uit eigen beweging, ook op verzoek van onze klanten. In veel gevallen komen die nieuwigheden terecht in de standaard software. Via updates wordt uw software bijgewerkt. Als het gaat om functionaliteit die branche- of klantspecifiek is, dan stellen we die beschikbaar in de vorm van een los te verkrijgen module. Koppelingen met software van derden zijn altijd los verkrijgbaar.
Meer weten over koppelingen?
Gefaseerde afspraken
In sommige branches is het handig als een klant twee afspraakmomenten kan plannen, omdat er tijd tussen moet zitten. Onze planningssoftware biedt aan uw klant de mogelijkheid om in één handeling twee afspraken te maken. De interval wordt beheerd door uw organisatie. De software berekent zelf of en wanneer deze afspraakmomenten kunnen plaatsvinden. En toont daarna de opties.
Zuivere afspraaktijd
Als u de mogelijkheid biedt om voor meer dan één product een afspraak te maken moeten in de agenda meerdere tijdsloten worden gereserveerd. In onze software wordt rekening gehouden met alle facetten van de afspraak. Namelijk de tijd die de klant nodig heeft om naar de medewerker te lopen en de afspraken die na elkaar plaatsvinden. Zo krijgt u zuivere afspraaktijd.
Voorlooptijd en controle
Onze software faciliteert werken op afspraak en tegelijkertijd bezoek op basis van vrije inloop. Wanneer er een bezoeker is zonder afspraak, dan kunt u hem verzoeken ter plaatse een afspraak te maken. Om te voorkomen dat die afspraak eerder plaatsvindt dan de afspraken van de reeds wachtende mensen, kunt u een verplichte minimale voorlooptijd instellen.
Notificaties
In de software stelt u per product in of uw klant een notificatie ontvangt en met welke frequentie. Bijvoorbeeld 2 dagen van tevoren en nogmaals 2 uur van tevoren. Daarnaast geeft u aan of het bericht via e-mail, sms of Whatsapp verzonden moet worden.
Uiteraard zijn berichten in andere talen ook mogelijk, als de klant tijdens het maken van de afspraak had gekozen voor die taal.
Zonder account
Een afspraak is vaak eenmalig. Uw klanten kunnen dan ook zonder account een afspraak maken. Het is niet nodig om een e-mailaccount of telefoonnummer te verifiëren. Daardoor is de drempel een stuk lager en het maken van de afspraak een stuk eenvoudiger.
Wilt u wel met een klantenaccount werken, dan is dat uiteraard ook mogelijk. Vraag ons naar de mogelijkheden.
Functionaliteit
Outlook plugin
Gebruik onze plugin om afspraken direct vanuit Outlook te maken en te synchroniseren met de applicatie.
meertalig
De applicatie wordt standaard geleverd in het Nederlands en Engels, maar is eenvoudig uit te breiden.
web-based
De applicatie is webbased en responsive. Geen installatie nodig op computers. Alleen thin clients.
multi-portal
Voeg eenvoudig meerdere afsprakenportalen toe aan uw systeem. Voor elk type bezoeker een eigen route.
maatwerk
Onze applicaties zijn webbased. Maatwerk en het realiseren van koppelingen is mogelijk.
AVG
Stel zelf bewaartermijnen in. Onze applicaties voldoen aan de Algemene verordening gegevensbescherming.
Koppelingen met andere software
Onze afspraaksoftware biedt out-of-the-box al veel functionaliteit. Maar, geen organisatie is hetzelfde. Als u op zoek bent naar specifieke processen of bijvoorbeeld een koppeling met andere software, dan onderzoeken we graag samen met u de mogelijkheden.
