Standaard en maatwerk
Bezoekersregistratie en toegang met Digitale Receptie
Bemand of onbemande controle van bezoekers
Digitale toegang via numerieke of QR-code
Automatische registratie medewerkers en bezoekers
Calamiteitenmelding via e-mail of sms mogelijk
Beheer en registratie uitgifte PBM’s
De voordelen van afsprakensoftware
Met de Digitale Receptie professionaliseert u de ontvangst van bezoekers. Het is een ideale oplossing om uw medewerkers te ondersteunen bij vervelende receptietaken en tegelijkertijd op personeelskosten besparen. De belangrijkste taken van aanmelden, inschrijven en contact leggen met de host kunnen autonoom door ons systeem worden afgehandeld.
Uw medewerkers maken via de Digitale Receptie zelf afspraken met bezoekers. Dit verkleint de kans op ongewenst bezoek en fouten.
Alle bezoekers worden digitaal geregistreerd. Het papieren inschrijfformulier of excel werkblad kan weg, zodat u voldoet aan de regels volgens de AVG.
Nadat de bezoeker zich meldt bij de Digitale Receptie ontvangt de host automatisch een bericht van diens aanmelding.
Kies zelf het stappenplan en wat u automatiseert voor elk type bezoeker: reguliere bezoeker, pakketbezorger of leverancier.
Krijgt de bezoeker geen gehoor op de vaste lijn? Dan schakelt de Digitale Receptie gewoon door naar de mobiele telefoon.
IN GEBRUIK BIJ O.A.
Hoe werkt Online Reserveren?
Online reserveren
Via een link op de website opent het reserveringsportaal. Van elke accommodatie is een volledige omschrijving verrijkt met foto’s, openingstijden, locatie en agenda.
Gegevens achterlaten
De klant zoekt de datum en het gewenste tijdstip en gaat daarna verder naar reserveren. Hij laat zijn gegevens achter voor de bevestiging en toegangscode.
Betalen of factuur
Een incidentele bezoeker rekent meteen de zojuist gemaakte boeking af. Bij een geregistreerde (ingelogde) bezoeker wordt de boeking geregistreerd op het contract.
Autonome toegang
Op de dag van de verhuur ontvangt de huurder de toegangscode waarmee de deur ontgrendeld kan worden. De verwarming en verlichting gaan vanzelf aan en uit.
Digitale Receptie: realtime inzicht aanwezigheid
Voor elk type bezoeker is het mogelijk om een stappenplan te configureren en eventueel een proces te automatiseren. We maken verschil in bezoekers die vooraf aangemeld zijn, bezoekers die onaangekondigd langskomen, koeriers, leveranciers en uw eigen medewerkers. U heeft realtime inzicht wie er aanwezig is.
Alleen op afspraak
Werkt u op afspraak? Dan registreert u deze gebeurtenis via de back office van de Digitale Receptie of bijvoorbeeld via Outlook of Office 365. De bezoeker ontvangt vanuit de software een aanmeldcode.
Spontaan op bezoek
Bezoekers die niet vooraf zijn aangemeld registreren zich met hun persoons- en contactgegevens op de kiosk. Alle gegevens worden opgeslagen in het log van de bezoekersregistratie.
Bezoekersregistratie
Zodra een bezoeker zich bij de kiosk aanmeldt en opnieuw als hij vertrekt, wordt dat met datum en tijdstempel geregistreerd in de bezoekersregistratie. De status is zichtbaar in de backoffice.
Medewerkerregistratie
Als de Digitale Receptie is gekoppeld aan een toegangscontrolesysteem als Paxton krijgt u beschikking over een extra scherm met een handig overzicht welke medewerker in het pand aanwezig is.
Binnen een dag online
We zetten uw digitale receptie binnen een dag online. Onze hardware is plug & play. U hoeft niets te installeren, wij hosten de applicatie voor u.
AVG-proof
De regels van de AVG bepalen dat organisaties persoonsgegevens alleen mogen verzamelen met een gerechtvaardigd doel. In onze Digitale Receptie bepaalt u zelf welke gegevens u aan bezoekers vraagt en kunt u uitleg geven over de verwerking.
Prijzen digitale receptie
Elke organisatie heeft eigen behoeften en wensen bij het gebruik van een digitale receptie. Daarom bieden wij verschillende pakketten met elk een eigen ‘vanaf prijs’. Zit er functionaliteit die u graag wil gebruiken in een ander pakket, neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken.
Basic
1 locatie
1 organisatie
10 medewerkers
1 kiosk
100 aanmeldingen
2 talen
Afspraakmanagement
Standaard
3 locaties
5 organisaties
100 medewerkers
3 kiosks
2.500 aanmeldingen
2 talen en uitbreidbaar
Afspraakmanagement
Outlook 365 plugin
Bezoekersregistratie
QR-code aanmelding
Enterprise
Meerdere locaties
Meerdere organisaties
500 medewerkers
5 kiosks
10.000 aanmeldingen
2 talen en uitbreidbaar
Afspraakmanagement
Outlook 365 plugin
Bezoekersregistratie
QR-code aanmelding
Koppeling toegangscontrole
Medewerkerregistratie
Processen verbeteren en automatiseren
Bezoekersregistratie
Bepaal zelf onder welke voorwaarden iemand uw pand kan bezoeken.
Toegangsbeheer
Het is mogelijk om de Digitale Receptie uit te breiden met toegangscontrole.
Bezoekersstromen
De software ondersteunt het gebruik van meerdere kiosks op uw locaties.
Alle functionaliteit die u nodig heeft
Processen verbeteren en automatiseren
Met ons systeem kunt u besparen op personeelskosten door bezoekers via een kiosk, aanmeldzuil of tablet welkom te heten. We bieden daarnaast mogelijkheden om het systeem op meerdere plekken in te zetten of na aanmelding een ander proces te starten, waardoor u nog efficiënter bent in uw bedrijfsvoering. Ontdek de mogelijkheden.
Bezoekersregistratie
Bepaal zelf onder welke voorwaarden iemand uw pand kan bezoeken.
Bezoekersstromen
De software ondersteunt het gebruik van meerdere kiesks op uw locaties.
Toegangsbeheer
Koppel de Digitale Receptie aan uw toegangscontrolesysteem
Alle functionaliteit die u nodig heeft
Multi-tenant
In de Digitale Receptie van HTA Software kunnen meerdere locaties worden ondergebracht in één beheerschil.
Meertalig
Op de kiosk worden twee talen (Nederlands en Engels) geleverd. Het is heel eenvoudig om zelf meer talen toe te voegen
Web-Integraties
Koppelingen en integraties met andere software (zoals een CRM) zijn mogelijk via onze API.
Toegangscontrole
Koppel de Digitale Receptie aan een toegangscontrolesysteem om processen te automatiseren.
Maatwerk
Wij onderzoeken samen met u hoe we de werking van de software beter kunnen laten aansluiten bij uw processen.
Gecertificeerd
HTA Software is gecertificeerd volgens ISO27001. De processen in onze software voldoen aan de regels van de AVG en GDPR.
QR-code
Aanmelden op de kiosk is mogelijk via numerieke code, een geboortedatum of kies voor een handige QR-code.
Web-based
De software die wij ontwikkelen is web-based. U werkt vanuit de browser. Geen installatie op uw computers.
Slimme afspraken
Maak afspraken via de backoffice van de software of via het aanmaken van een event in Outlook.
Hoe gaan we u helpen?
Onze software wordt vaak gebruikt door organisaties die wat meer eisen stellen aan een proces.
Prijs
Licentie
In de licentie ligt vast wat u aan functionaliteit kunt gebruiken.
Aantal locaties
Aantal agenda’s
Aanvullende modules
Updates
SLA & Helpdesk
Met een onderhoudscontract wordt u ontzorgd.
Altijd up-to-date
Deskundige helpdesk
Wij hosten de software
Setup
Aan de slag
Samen met u configureren we de software.
Configuratie doorspreken
Processen inrichten
Medewerkers trainen
Ook toe aan software die u helpt efficiënter te werken?
Plan dan een vrijblijvend advies gesprek in. Gebruik hiervoor het contactformulier dat u met de knop hieronder opent. Niet snel genoeg? Bel ons gerust op 030 – 227 3333 en spreek direct met een van onze verkoopadviseurs.